Viver sem planilhas é praticamente impossível na gestão de processos de negócios. A maioria das empresas responderia que a ferramenta mais essencial para montagem e desenvolvimento de dados é o EXCEL.

Como muitos negócios se utilizam de planilhas para ações similares (armazenamento de dados, cálculos e apresentações) é natural que essas empresas enfrentem desafios parecidos quando falamos em confiabilidade, prática e segurança nos dados desta ferramenta.

Em uma baixa escala de complexidade o EXCEL não é um item tão complicado de uso e entrega praticidade na montagem de suas planilhas e demonstrações. Mas quando falamos de orçamentos e planejamentos orçamentários de alta complexidade a história muda, e lidar com o EXCEL pode ser tornar um verdadeiro pesadelo muitas vezes.

A solução é que existem sistemas de BI, com foco em finanças, que são capazes de reduzir riscos de erro e aumentar a simplicidade dos processos de negócios, tirando a dependência do EXCEL das empresas.

Ambas planilhas e soluções em BI podem desempenhar um papel importante nas operações diárias.

Enquanto você não precisa necessariamente escolher entre um ou outro, eles são muitas vezes adaptáveis a diferentes tipos de tarefas.

Entender as diferenças fundamentais entre planilhas e uma solução tecnológica  é vital se você quiser fazer o melhor uso de um ou de ambos. Enumeramos  3 diferenças entre as planilhas do EXCEL e uma solução tecnológica que te auxilia em planejamentos e orçamentos de alta complexidade.

Motivo 1: Tecnologias diferentes para ações diferentes – Planilhas e BI geralmente usam diferentes tecnologias.

Além de existirem outros programas como o GoogleDocs e Openoffice, o programa de planilha mais amplamente utilizado é o EXCEL, que faz parte do Microsoft Office. Todas essas opções acima são softwares instalados e executados em computadores e dependem de uma força de hardware para o funcionamento de suas funções.

Já uma solução tecnológica focada em armazenamento e desenvolvimento de dados é um sistema web moderno na nuvem. O fato da solução ser Cloud torna desnecessário a utilização de uma boa parte de hardware e reduz o preço final de implementação. Além de que ele provê uma interface simples com o Microsoft Office, o que facilita o processo de elaboração do planejamento de finanças, vendas e operações, em diversas indústrias.

Motivo 2: As possibilidades de erros são maiores no Excel.

Quando utilizamos o EXCEL para distribuir planilhas entre pequenos setores o risco de perda de dados é pequeno. Transformando essa distribuição em grande escala (entre 50 funcionários diferentes, por exemplo) esse risco de erro pode quase triplicar. E esses são apenas as informações que podem ser perdidas na transição das planilhas.

Quando falamos de planilhas com um nível robusto de dados, o EXCEL pode ter bugs que corroem e invalidam certas informações da planilha. Ou seja os riscos de erro estão no software e na transição de dados, dois riscos diferentes e desnecessários.

Uma solução tecnológica utiliza uma engenharia poderosa de cálculo que pode ser usada para alcançar um alto nível de lógica de funções de negócios com rápida performance que gera a análise e relatórios instantâneos, além de prover tarefas definidas pelo usuário e fluxos de navegação que podem ser personalizados baseado nas necessidades de uso de diferentes grupos de usuários. Os riscos de erros pelo software são drasticamente menores dessa forma.

Quanto as transições de planilha, a solução tecnológica facilita tanto o planejamento orçamentário da própria empresa, quanto dos setores individuais da mesma, provendo modelos seguros de planejamento com base em Excel e Web-Excel. Vendas, operações e planos estratégicos podem ser linkados com planos financeiros de longo e curto prazo. Tudo na nuvem e em real-time. Dessa forma a transição de planilhas se torna inválida e totalmente desnecessária.

Motivo 3: O acesso a planilhas é limitado, o acesso às soluções tecnológicas não.

O acesso a uma planilha é por vezes limitada a uma pessoa de cada vez.  Com o uso de uma solução de tecnologia ao invés de planilhas várias pessoas podem acessar o mesmo conjunto de dados simultaneamente. Isso preserva a integridade dos dados, o que é mais difícil de gerir quando se utiliza planilhas.

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