Uma rotina complexa e dispendiosa

O Fechamento Mensal e/ou Anual é um processo crítico e lento para todas as empresas. Consumindo uma carga horária extensa de seus recursos humanos, que deveriam estar focados em sua atividade fim.

Nem sempre os problemas que aparecem durante o mês são resolvidos prontamente e se acumulam para que sejam solucionados durante os poucos dias reservados ao fechamento. 

Resolver os problemas fica anda mais difícil, porque falta clareza nos erros que são reportados. Algumas vezes são exibidos no Centro de Trabalho, outras estão apenas descritos no relatório gerado pelo processo. Desta forma, não existe um repositório comum de erros, fazendo com que o usuário tenha que acessar vários recursos para buscar possíveis erros dentro dos processos executados.

Os usuários destacados para a tarefa do fechamento mensal e/ou anual se esquecem de processos importantes como validar os relatórios de integridade do sistema e a premência para a entrega de resultados leva a decisões nem sempre mais acertadas priorizando soluções mais imediatistas, o que pode ser traduzido em retrabalho mais tarde ou prejuízos financeiros.

Além das dificuldades conhecidas, não há um acompanhamento fácil deste processo, o que impede que os gestores tenham uma visão geral sobre quais processos já foram executados, que erros foram identificados e o quanto falta para que o processo de fechamento se encerre.

No caso do fechamento anual, como é executado com muito pouca frequência, o usuário esquece passos adicionais que precisam ser executados neste caso. Como por exemplo, o encerramento anual para atualização do saldo inicial do próximo ano fiscal.

Para atender à demanda reconhecida de vários clientes, a MPL traz o MPL Fast Closing uma ferramenta de automação e gerenciamento criada para agilizar o Processo de Fechamento Mensal.

Seus benefícios incluem:

• Resolução antecipada dos problemas ao longo do mês, evitando acúmulo de erros a serem resolvidos durante o período do fechamento mensal/anual.

• Execução dos processos de fechamento de forma lógica, obedecendo a sequência necessária, sem que haja interferência do usuário, envolvendo rotinas de validação das operações do dia a dia, execução do processo de contabilização e relatórios de integridade, até que todos os problemas sejam sanados.

• Notificação ao usuário em situações de exceção, uma vez que erros conhecidos podem ser resolvidos de forma automática.

• Melhor organização e visualização do processo de fechamento, através de um dashboard onde o usuário poderá acompanhar o fechamento, acompanhar dos erros reportados e decidir sobre qual das ações sugeridas será posta em prática.

• Por fim, a automação do processo de fechamento visa minimizar o tempo e recursos dispendidos durante o processo de fechamento mensal e/ou anual, liberando recursos para atividades que agregam mais valor à atividade fim de sua companhia.

Para que tudo isso seja verdade, algumas funcionalidades foram colocadas à disposição dos clientes:

• Configuração do processo, onde é cadastrado o roteiro de execução das rotinas de fechamento e outras informações necessárias ao fechamento, permitindo que este trabalho seja guiado pelo produto através da execução automática de suas rotinas.

• Durante o mês, a partir do desenvolvimento de relatórios de validação, serão enviadas notificações sobre problemas em potencial para ações pró ativas.

• As notificações enviadas possuem um escalonamento de responsabilidade, caso os erros encontrados não sejam resolvidos dentro do tempo determinado.

• Acompanhamento gráfico do processo de fechamento, com UI aprimorada para gerenciamento das mensagens e/ou problemas identificados fazendo uso de watchlists, dashboards e gráficos.

• Para os problemas identificados, utilização de automações e simplificações de processo para diminuir o tempo da resolução dos erros.

• Ao final do processo do fechamento, geração de relatórios gerenciais já existentes, com layout aprimorado através da utilização do BI Publisher.

Tecnicamente, o MPL Fast Closing usa as funcionalidades mais atuais disponibilizada pela Oracle – Orchestrações, Notificações, Composite Pages e EnterpriseOne Pages:

E nos permite organizar os erros para induzir as ações a serem tomadas:

Alertas

Os usuários serão notificados quando um erro ocorrer
para que possa ser tomada uma ação pró ativa 

Ações

Os erros são agrupados por tipo para organizar as ações a serem tomadas (1)

As ações sugeridas são exibidas para orientar a correção dos erros (2)

Implementando o Fast Closing

Quando se fala em um projeto de implementação, estamos falando em algo rápido, que apenas requer a instalação do produto na sua empresa e um treinamento para os usuários finais.